Informationszusammenstellung für Neuzugänge

Nachfolgend haben wir Ihnen einige Informationen zusammengestellt, die es Ihnen erleichtern sollen, sich an Ihrem neuen Arbeitsort hinsichtlich der erforderlichen administrativen Vorgänge leicht zu orientieren. Sollten Sie trotzdem noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne an unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Fast alle hier angesprochenen erforderlichen Verwaltungsvorgänge sind im KUS-Portal der UHH nachzulesen
KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de); Anmeldung per B-Kennung

Strukturzuordnung, Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen der MIN-Fakultät

Institut für Pflanzenwissenschaften und Mikrobiologie (IPM)

Am IPM lautet die telefonische Vorwahl 42816. Innerhalb des Hauses sind lediglich die letzten drei Ziffern zu wählen.

Geschäftsführender Direktor: Prof. Dr. Sigrun Reumann
sigrun.reumann@uni-hamburg.de (sigrun.reumann"AT"uni-hamburg.de)
Tel. 42816-743

Institut für Zell- und Systembiologie der Tiere (IZS)

Am IZS lautet die telefonische Vorwahl (wie an den meisten anderen Einrichtungen der UHH) 42838. Innerhalb des Hauses sind lediglich die letzten vier Ziffern zu wählen.

Geschäftsführende Direktorin: Prof. Dr Susanne Dobler
susanne.dobler"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-5288

Institut für Marine Ökosystem- und Fischereiwissenschaften (IMF)

Am IMF lautet die telefonische Vorwahl (wie an den meisten anderen Einrichtungen der UHH) 42838. Innerhalb des Hauses sind lediglich die letzten vier Ziffern zu wählen.

Geschäftsführender Direktor: Prof. Christian Möllmann
christian.moellmann"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6621

Institut für Holzwissenschaften (IHW)

Das IHW ist derzeit verteilt auf die Standorte Lohbrügge und Barsbüttel.

Die Uni Hamburg ist dort jeweils Untermieter und ist mit dem Thünen Institut für Holzforschung (Bund) in Kooperation.
Am IHW in Lohbrügge lautet die telefonische Vorwahl 73962-.
Am IHW in Barsbüttel lautet die telefonische Vorwahl 822459-. Innerhalb der Häuser sind lediglich die letzten drei Ziffern zu wählen.

Geschäftsführender Direktor: Prof. Bodo Saake
bodo.saake@uni-hamburg.de (bodo.saake"AT"uni-hamburg.de)
Tel. 822459-206

Einrichtung Infrastruktur

Die Einrichtung eines Postfaches erfolgt in den Instituten über unterschiedliche Ansprechpartner*innen.

Einrichtung eines Postfaches am IPM

Antragstellung an Herrn Hans-Peter Starck
hans-peter.starck"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-636

Einrichtung eines Postfaches am IZS

Die Einrichtung eines Postfaches wird von der jeweiligen Arbeitsgruppe übernommen.

Einrichtung eines Postfaches am IMF

Die Einrichtung eines Postfaches wird von Frau Silke Janßen vorgenommen.
silke.janssen"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6605

Einrichtung eines Postfaches am IHW-Lohbrügge

Antragstellung (formlos) an Frau Karin Dalügge
karin.daluegge"AT"thuenen.de
Tel. 73962-401

Einrichtung eines Postfaches am IHW-Barsbüttel

Antragstellung (formlos) an Frau Beate Dorn
beate.dorn"AT"thuenen.de
Tel. 822459-101

Der Erhalt der erforderlichen Transponder / Schlüssel erfolgt in den Instituten über unterschiedliche Ansprechpartner*innen.

Schlüssel/Transpondererhalt im IPM

Antragstellung an Herrn Hans-Peter Starck
hans-peter.starck"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-636

oder

Antragstellung an Frau Sigrid George
sigrid.george"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-621

Schlüssel/Transpondererhalt im IZS

Antragstellung an Herrn Peter Steiner
peter.steiner@uni-hamburg.de (peter.steiner"AT"uni-hamburg.de)
Tel. 42838-4172

Schlüssel/Transpondererhalt im IMF

Antragstellung an Frau Laura Schmidt
laura.schmidt"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6601

Schlüssel/Transpondererhalt im IHW-Lohbrügge

(Keine Transponder am IHW-Barsbüttel)
Antragstellung (zunächst formlos) an Frau Karin Dalügge
Karin.daluegge"AT"thuenen.de
Tel. 73962-401

Schlüssel/Transpondererhalt im IHW-Barsbüttel

(Keine Transponder am IHW-Barsbüttel)
Antragstellung (zunächst formlos) an Beate Dorn
beate.dorn@thuenen.de (beate.dorn"AT"thuenen.de)
Tel. 822459-101

Beim Ausscheiden aus dem Dienst der UHH sind die Schlüssel und / oder Transponder bei jeweils ausgebenden Stelle wieder abzugeben!

Erhalt von Kopierkarten im IPM und IZS

Ruzica Latincic
ruzica.latincic@uni-hamburg.de (ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de)
Tel. 42816-627

Erhalt von Kopierkarten im IMF – Olbersweg / Palmaille

Frau Laura Schmidt
laura.schmidt"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6601

Erhalt von Kopierkarten im IMF – Große Elbstraße

Silke Janßen
silke.janssen"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6605

Erhalt von Kopierkarten im IHW

Am IHW gibt es keine Kopierkarten.

Personalangelegenheiten

Bitte nutzen Sie das Funktionspostfach:

stellenausschreibungen.pv"AT"uni-hamburg.de

Team 614: Stellenausschreibungen

Laura Fricke (Lz.: -642-)
Teamleitung
laura.fricke"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-7538

Gesche Meyer (Lz.: -642.1-)
stv. Teamleiterin, Stellenausschreibungen
gesche.meyer"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-9798

Carina Carlsen (Lz.: -642.2-)
carina.victoria.carlsen"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-5758

Jonathan Bähr (Lz.: -642.3-)
jonathan.baehr"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-4415

Brigitte Günther (Lz.: -642.4-)
brigitte.guenther"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-2963

Zur Stellenfreigabe sind alle Einstellungs-, Weiterbeschäftigungs-, Finanzierungsänderungs-, Aufstockungsanträge etc., die nicht ausschließlich über Drittmittel finanziert werden sollen, an Frau Frischke zu schicken. Dies erfolgt zukünftig über einen digitalen Workflow, der ab Juni 2021 im Fachbereich Biologie implementiert wird.

Bei allen anderen Anträgen ist Frau Frischke bitte in cc. zu setzen.

Britta Frischke
britta.frischke"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-541

Alle Informationen zum Thema Personaleinstellungen und Weiterbeschäftigungen finde Sie im KUS Portal der UHH unter
Personaleinstellung, Weiterbeschäftigung etc. : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Sämtliche Beratungen und Vorgangsprüfungen zu Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Höhergruppierungen etc., die nicht das Ressourcenmanagement (Stelle und Finanzen) betreffen, werden von den Sachbearbeiter*innen der Abteilung 6 vorgenommen.
Dies umfasst die Beratung zu sowie Prüfung auf Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit von

· Stellenbeschreibungen (und daraus resultierende Stellenwertigkeiten)

· Personalauswahlbögen und Anlagen

· Ausschreibungstexten

· Bewerberlisten

· Ausschreibungsverzichten

· Erklärungen zur Qualifizierungsbefristung

· Funktionsbeschreibungen

· Bewerbungsunterlagen

· Ausnahmeanträgen

· Höhergruppierungen

Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeiter in der Präsidialverwaltung

Koordination der Personalvorgänge

Franziska Tiedemann (Lz.: -622.4-)
Koordinatorin, Personalsachbearbeiterin
franziska.tiedemann"AT"uni-hamburg.de
Tel. 428 38-2496

Kathlyn Meier (Lz.: -622.1-)
Koordinatorin
kathlyn.meier"AT"uni-hamburg.de
Tel. 428 38-3057

Edith Agarius (Lz.: -622.8-)
Personalsachbearbeiterin A-Ko
edith.agarius"AT"uni-hamburg.de
Tel. 428 38-2496

Nikoleta Konstantinidou (Lz.: -622.1-)
Personalsachbearbeiterin Kr-Z
nikoleta.konstantinidou"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-4452

Finanzen

Alle Informationen zu Bestellvorgängen finden Sie im KUS-Portal der UHH unter Bestellen : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Bestellvorgänge sind über SRM oder das Formular Bedarfsanforderung möglich.

SAP SRM (Supplier Relationship Management) ist eine webbasierte Lösung, mit der eine Bedarfsanforderin oder Bedarfsanforderer mittels elektronischer Bestellanforderung den Bedarf formuliert und der Genehmigungsprozess abgebildet wird. Die webbasierte Anforderung (Einkaufswagen) ersetzt die papierbasierte Bestellanforderung, die bisher per Hauspost, E-Mail oder Fax an die Einkaufsbereiche versandt wurde.

Für Anträge zur webbasierten Bestellung, wenden Sie sich bitte an:

Dienstleistungszentrum Einkauf Mittelweg
Mittelweg 177 , Raum S 3035
20148 Hamburg

Funktionspostfach:
beschaffungswesen"AT"uni-hamburg.de

Bestellungen per Bedarfsanforderung:

Das Formular für die Bedarfsanforderung finden Sie im KUS -Portal unter:

Bedarfsanforderung : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Sollten Sie mit dem Formular Bedarfsanforderung bestellen wollen, müssten Sie dieses unter Angabe des Bedarfes, Lieferadresse, Lieferant, Kostenstelle, PSP Element befüllen. Nach Ihrer Unterschrift können Sie das Formular an den Einkauf per Mail senden.

Für die gesamte Biologie ist das DLZ Einkauf Bahrenfeld zuständig. Diese erreichen Sie unter folgender Gruppenpostfach Email:
einkauf-bahrenfeld"AT"uni-hamburg.de

Falls Sie einen direkten Ansprechpartner benötigen, wenden Sie sich an:

Roman Asboth (Lz.: -736-)
Teamleiter
roman.asboth"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-9660

Henning Laedtke (Lz.: -736.4-)
Sachbearbeiter
henning.laedtke"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-9653

Anzeigen über Drittmittelanträge werden per Drittmittelanzeige nach Antragstellung an Frau Latincic gesandt. Nach der Genehmigung der Mittel werden die Zusagen ebenfalls an Frau Latincic geschickt.

Ruzica Latincic
ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-627

Sollten Sie Fragen zum Thema Finanzen und Ihren Kontierungsobjekten haben, wenden Sie sich an

Sibylle Mixdorf
sibylle.mixdorf"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-628

Abwesenheitsanzeigen

Alle Informationen zu Dienstreisen finden Sie im KUS-Portal der UHH unter

Dienstreisen : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Bitte die zuständige Verwaltung des jeweiligen Instituts zusätzlich informieren (auf cc setzen)!

Bitte nutzen Sie zur Kontaktaufnahme mit dem Team Dienstreisen das Funktionspostfach
reisen.uhh"AT"uni-hamburg.de

Alle Informationen zum Thema Krankmeldungen finden Sie in den FAQs des KUS-Portals der UHH unter
FAQ zum Verhalten im Krankheitsfall : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Im Formularschrank finden Sie alles was Sie beachten sollten.

Krankmeldungen im IPM
krankmeldungen.biologie"AT"uni-hamburg.de

Krankmeldungen im IZS
krankmeldungen.biologie"AT"uni-hamburg.de

Krankmeldungen im IMF
ihf-office"AT"uni-hamburg.de

Krankmeldungen im IHW
krankmeldungen.biologie"AT"uni-hamburg.de

Für die ersten drei Krankheitstage benötigen Sie keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) einer Ärztin/eines Arztes. Erst ab dem vierten Krankheitstag muss zwingend eine AU beim Arbeitgeber eingereicht werden. Hier zählen die Kalendertage – nicht nur die Werktage. Liegt also zwischen den Krankheitstagen das Wochenende, oder Feiertage, werden diese Tage mitgezählt.
Beispiel: Wer Freitag erkrank und auch Montag noch krank ist, braucht spätestens ab Montag (vierter Krankheitstag) eine AU.

Sollte die Arzt-Praxis die AU-Bescheinigungen noch nicht elektronisch verarbeiten (das Verfahren wurde zum 01.01.2023 eingeführt), müssen Sie selbst das Original der AU (hier die Ausfertigung für den Arbeitgeber) direkt an Ihre Personalsachbearbeitung schicken. An krankmeldungen.biologie@uni-hamburg.de schicken Sie bitte eine Kopie/ein Foto der AU-Ausfertigung, die Sie ausgehändigt bekommen.

Wir haben eine Kompaktanleitung für Urlaubsanträge erstellt und bitten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereichs, dieser zu folgen.

Im Kommunikations- und Serviceportals der UHH (KUS) finden Sie zentral bereitgestellte Formulare. Wir bitten Sie ab sofort die dort zur Verfügung stehenden Formulare zu nutzen.

Urlaub/Beurlaubung : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Regelungen für das wissenschaftliche Personal

Professorinnen und Professoren, Juniorprofessorinnen und Juniorprofessoren, wissenschaftliche Assistentinnen und Assistenten sowie das sonstige wissenschaftliche Lehrpersonal haben ihren Erholungsurlaub in der vorlesungsfreien Zeit zu nehmen. Bei den übrigen Angehörigen des wissenschaftlichen Personals erfolgt aus der engen betrieblichen Aufgabenverflechtung zu den o.g. Lehrpersonen, dass der Erholungsurlaub ebenfalls in der vorlesungsfreien Zeit zu nehmen ist, es sei denn, betriebliche Gründe lassen auch einen Urlaub während der Vorlesungszeit zu.

Informationen für Vorgesetzte

Die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen in einer Urlaubsliste dokumentiert werden. Nach Ablauf des Urlaubsjahres – regulär spätestens bis zum 30.09. des folgenden Jahres – sind die Urlaubslisten abzuschließen. Sie verbleiben bei den Beschäftigungsstellen und sind fünf Jahre aufzubewahren.

Vor der Ablehnung eines Urlaubsantrages muss das zuständige Personalreferat beteiligt werden, da diese Maßnahme gem. § 87 Abs. 1 Nr. 2 Hamburgisches Personalvertretungsgesetz (HmbPersVG) der Mitbestimmung durch den Personalrat unterliegt. Die Vorlage an den Personalrat erfolgt über das zuständige Personalreferat.

Urlaubsanträge

Urlaubsanträge im IPM
Antragstellung an Frau Ruzica Latincic
ruzica.latincic@uni-hamburg.de (ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de)
Tel. 42816-627

Urlaubsanträge im IZS
Antragstellung an Frau Hara Ortiz Hernandez
hara.ortiz.hernandez"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838 4224

Urlaubsanträge im IMF
Antragsstellung an Frau Laura Schmidt
laura.schmidt-1"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6601

Urlaubsanträge im IHW
Antragstellung an Frau Regina Schröter
regina.schroeter"AT"uni-hamburg.de
Tel. 0162 180 6858

Das Antragsformular finden Sie unter nachfolgendem Link:

Formularschrank

Arbeitsmedizinische Anzeigen

Alle Informationen zum Arbeitsmedizinischen Dienst finden Sie im KUS-Portal der UHH unter
Arbeitsmedizinischer Dienst (AMD) : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Der Verwaltungsservice des jeweiligen Instituts nimmt bei Einstellung Kontakt mit den Beschäftigten auf und veranlasst alles Weitere.

Bei geplanter Aufnahme einer gefährdenden Tätigkeit muss seitens der Abteilungen Kontakt mit dem Verwaltungsservice des Standortes aufgenommen werden.

Bei Fragen zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge wenden Sie sich bitte an:

IPM
Ruzica Latincic
ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-627

IZS
Hara Ortiz Hernandez
hara.ortiz.hernandez@uni-hamburg.d(hara.ortiz.hernandez"AT"uni-hamburg.de)e
Tel. 42838 4224

IMF
Laura Schmidt
laura.schmidt-1"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6601

IHW
Regina Schröter
regina-schroeter@uni-hamburg.de (regina-schroeter"AT"uni-hamburg.de)
Tel. 73962-430

Alle Informationen zu Unfallanzeigen finden Sie im KUS-Portal der UHH unter
Unfallanzeige : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Konkretes Vorgehen am Fachbereich Biologie

Unfälle sind bitte umgehend in der jeweiligen Arbeitsgruppe bzw. Studierende im Studienbüro (Studienbüro : Fachbereich Biologie : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)) zu melden.
Die Arbeitsgruppe bzw. das Studienbüro meldet das unfallgeschehen unverzüglich dem jeweiligen Verwaltungsservice des Institutes.

Bei Unfällen im IPM bzw. von Mitarbeiter*innen des IPM
Ruzica Latincic
ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-627

Bei Unfällen im IZS bzw. von Mitarbeiter*innen des IZS
Hara Ortiz Hernandez
hara.ortiz.hernandez@uni-hamburg.d(hara.ortiz.hernandez"AT"uni-hamburg.de)e
Tel. 42838 4224

Bei Unfällen im IMF bzw. von Mitarbeiter*innen des IMF
Laura Schmidt
laura.schmidt-1@uni-hamburg.de (laura.schmidt-1"AT"uni-hamburg.de)
Tel. 42838-6601

Bei Unfällen im IHW bzw. von Mitarbeiter*innen des IHW
Regina Schröter
regina-schroeter"AT"uni-hamburg.de
Tel. 73962-430