Das GRK 2530 sieht ein verbindliches Ausschusssystem für die Betreuung der Doktorandinnen und Doktoranden vor. Das Ausschusssystem ist die Grundlage für eine systematische, transparente und erfolgreiche Doktorandenausbildung; es soll ferner eine enge Betreuung und einen zeitgerechten Abschluss der Promotion gewährleisten.
Die Betreuungskommission fungiert als Bindeglied zwischen den verschiedenen Kompetenzen und Disziplinen, die an einem Promotionsprojekt beteiligt sind, und erlaubt strukturiertes Feedback zur Entwicklung von Promotionsprojekten. Mitglieder des Betreuungskommission sind Erst- und Zweitbetreuende der Promotion sowie eine Ausschussvorsitzende oder ein Ausschussvorsitzender. Sie oder er hat die Aufgabe, die Sitzungen der Betreuungskommission zu moderieren und ist auch Ansprechperson für die Promovierenden bei Problemen mit den Betreuenden. Die Promovierenden suchen sich eine Ausschussvorsitzende oder einen Ausschussvorsitzenden für ihre Betreuungskommission aus der Gruppe der am GRK 2530 beteiligten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler.
Die Sitzungen der Betreuungskommission finden (mindestens) zweimal jährlich statt. Sie zielen auf eine regelmäßige Diskussion des Fortschritts der Promovierenden ab. Die Sitzungen der Betreuungskommission werden von der Doktorandin bzw. dem Doktoranden vorbereitet. Er oder sie gibt in dem Treffen eine kurze Übersicht zum Stand der Arbeiten. Die erste Sitzung der Betreuungskommission soll jeweils am Ende des dritten Monats eines jeden Promotionsprojekts stattfinden.
Das Office des GRK 2530 stellt ein Formular für die Sitzungen der Betreuungskommission zur Verfügung, das vor jeder Sitzung von der Doktorandin bzw. dem Doktoranden ausgefüllt und rechtzeitig an die Kommissionsmitglieder verschickt wird. Nach jeder Sitzung der Betreuungskommission wird das Formular zur Dokumentation und Qualitätssicherung an das Office des GRK 2530 geschickt.
