Wissenswertes für Mitarbeitende / Useful information for employees

Dekanat / Dean's Office

Dekan / Dean
Prof. Dr.-Ing. Norbert Ritter
dekanat.min"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-8216

Referentin des Dekans / Speaker of the Dean’s Office
Dr. Katrin Seelhorst
katrin.seelhorst"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-9396

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Fachbereich Biologie / Departement Biology

Fachbereichsleiter / Head of the Department
Prof. Dr. Christian Lohr
christian.lohr"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-5924

Fachbereichsreferentin / Speaker of the Department’s Head
Susanne Gärtig
susanne.gaertig"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-661

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Institute des Fachbereichs Biologie / Institutes of the Biology Department

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Institut für Pflanzenwissenschaften und Mikrobiologie (IPM)
Institute of Plant Science and Microbiology (IPM)

Telefonische Vorwahl / The telephone prefix: 42816-

Geschäftsführender Direktor / Managing Director
Prof. Dr. Sigrun Reumann
sigrun.reumann"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-743

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Institut für Zell- und Systembiologie der Tiere (IZS)
Institute of Cell and Systems Biology of Animals (IZS)

Telefonische Vorwahl / The telephone prefix: 42838-

Geschäftsführende Direktorin / Managing Director
Prof. Dr Susanne Dobler
susanne.dobler"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-5288

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Institut für Marine Ökosystem- und Fischereiwissenschaften (IMF)
Institute of Marine Ecosystem and Fishery Science (IMF)

Telefonische Vorwahl / The telephone prefix: 42838-

Geschäftsführender Direktor / Managing Director
Prof. Christian Möllmann
christian.moellmann"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6621

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Institut für Holzwissenschaften (IHW)
Institute of Wood Science (IHW)

Das IHW ist derzeit verteilt auf die Standorte Lohbrügge und Barsbüttel.
The IHW is currently located at the campuses in Lohbrügge and Barsbüttel.

Die Uni Hamburg ist dort jeweils Untermieter und ist mit dem Thünen Institut für Holzforschung (Bund) in Kooperation.
The University of Hamburg is a subtenant there and cooperates with the Thünen Institute for Wood Research (Federal Government).

IHW Lohbrügge - Telefonische Vorwahl / The telephone prefix: 73962-
IHW Barsbüttel - Telefonische Vorwahl / The telephone prefix: 822459-

Geschäftsführender Direktor / Managing Director
Prof. Bodo Saake
bodo.saake"AT"uni-hamburg.de
Tel. 822459-206

IPM
Herrn Hans-Peter Starck
hans-peter.starck"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-636

IZS
Hara Ortiz Hernandez
hara.ortiz.hernandez"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838 4224

IMF
Silke Janßen
silke.janssen"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6605

IHW-Lohbrügge
Karin Dalügge
karin.daluegge"AT"thuenen.de
Tel. 73962-401

IHW-Barsbüttel
Beate Dorn
beate.dorn"AT"thuenen.de
Tel. 822459-101

IPM
Hans-Peter Starck
schluesselverwaltung-ipm.biologie"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-636

IZS
Ralph Mistera
ralph.mistera"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-2085

IMF
Laura Schmidt
laura.schmidt"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6601

IHW-Lohbrügge
Karin Dalügge
Karin.daluegge"AT"thuenen.de
Tel. 73962-401

IHW-Barsbüttel
Beate Dorn
beate.dorn"AT"thuenen.de
Tel. 822459-101

Beim Ausscheiden aus dem Dienst der UHH sind die Schlüssel und / oder Transponder bei jeweils ausgebenden Stelle wieder abzugeben!

When leaving the service of the UHH, the keys and / or transponders must be returned to the respective issuing office!

IPM
Ruzica Latincic
ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-627

IZS
Selbstbestellung über das RRZ
Direct order by the RRZ

IMF – Olbersweg / Palmaille
Laura Schmidt
laura.schmidt"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6601

IMF – Große Elbstraße
Silke Janßen
silke.janssen"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6605

Urlaubsanträge / Vacation requests

IPM
Ruzica Latincic
ruzica.latincic@uni-hamburg.de (ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de)
Tel. 42816-627

IZS
Hara Ortiz Hernandez
hara.ortiz.hernandez"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838 4224

IMF
Regina Schröter
urlaubsantraege.imf"AT"uni-hamburg.de
Tel. 0162 180 6858

IHW
Regina Schröter
regina.schroeter"AT"uni-hamburg.de
Tel. 0162 180 6858

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Anleitung zum Urlaubsantrag  / Instructions for applying for leave

Im Kommunikations- und Serviceportals der UHH (KUS) finden Sie zentral bereitgestellte Formulare, die Sie bitte nutzen.

In the UHH Communication and Service Portal (KUS) you will find centrally provided forms that you must use.

1. Kategorie Erholungsurlaub im KUS-Portal aufrufen
2. PDF Formular downloaden und auf Ihrem PC speichern
3. Öffnen Sie anschließend das PDF-Formular mit dem Adobe Reader DC
4. Füllen Sie alle Pflichtfelder (roter Rahmen) aus
5. Drücken Sie anschließend auf den Button „Antrag einreichen“
6. Geöffnete E-Mail versenden
   Wichtig: Bei E-Mail-Versand zur Dokumentation bitte die administrierenden Personen der jeweiligen Institute (Siehe oben) in Kopie setzen
7. Bestätigung durch die Vertretung
8. Genehmigung durch die Führungskraft
9. Mitteilung an die beantragende Person

1. Call up the category Vacation matters in the KUS portal
2. Download the PDF form and save it on your PC
3. Then open the PDF form with Adobe Reader DC
4. Fill in all mandatory fields (red frame)
5. Then click on the "Submit application" button
6. Send the opened e-mail
   Important: When sending an e-mail for documentation purposes, please send a copy to the administrators of the respective institutes (see above)
7. Confirmation by the person taking over
8. Approval by the manager
9. Notification to the person making the request

Technische Voraussetzung:
Voraussetzung zur automatisierten Versendung des Dokumentes via E-Mail Workflow ist, dass Sie ein Standard-Email-Programm wie Outlook oder Thunderbird eingerichtet haben und den Adobe Reader DC verwenden. Sollte dies nicht der Fall sein, dann können Sie uns auch das ausgefüllte Dokument via E-Mail über jedes beliebige Mailprogramm als Anhang zukommen lassen, bitte denken Sie dann aber daran, alle Kontakte aus dem Formular (E-Mail Führungskraft und ggf. E-Mail der Vertretung) in CC zu setzen. 

Technical requirements:
The prerequisite for the automated sending of the document via e-mail workflow is that you have set up a standard e-mail program such as Outlook or Thunderbird and are using Adobe Reader DC. If this is not the case, you can also send us the completed document via e-mail using any e-mail program as an attachment, but please remember to set all contacts from the form (e-mail manager and, if applicable, e-mail of the deputy) in CC.

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Regelungen für das wissenschaftliche Personal

Professorinnen und Professoren, Juniorprofessorinnen und Juniorprofessoren, wissenschaftliche Assistentinnen und Assistenten sowie das sonstige wissenschaftliche Lehrpersonal haben ihren Erholungsurlaub in der vorlesungsfreien Zeit zu nehmen. Bei den übrigen Angehörigen des wissenschaftlichen Personals erfolgt aus der engen betrieblichen Aufgabenverflechtung zu den o.g. Lehrpersonen, dass der Erholungsurlaub ebenfalls in der vorlesungsfreien Zeit zu nehmen ist, es sei denn, betriebliche Gründe lassen auch einen Urlaub während der Vorlesungszeit zu.

Regulations for academic staff

Professors, junior professors, research assistants and other academic teaching staff must take their vacation during the lecture-free period. The other members of the academic staff must also take their vacation during the lecture-free period due to the close interrelationship between their duties and those of the above-mentioned teaching staff, unless logistical reasons also permit vacation during the lecture period.

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Informationen für Vorgesetzte

Die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen in einer Urlaubsliste dokumentiert werden. Nach Ablauf des Urlaubsjahres – regulär spätestens bis zum 30.09. des folgenden Jahres – sind die Urlaubslisten abzuschließen.  Sie verbleiben bei den Beschäftigungsstellen und sind fünf Jahre aufzubewahren.

Vor der Ablehnung eines Urlaubsantrages muss das zuständige Personalreferat beteiligt werden, da diese Maßnahme gem. § 87 Abs. 1 Nr. 2 Hamburgisches Personalvertretungsgesetz (HmbPersVG) der Mitbestimmung durch den Personalrat unterliegt. Die Vorlage an den Personalrat erfolgt über das zuständige Personalreferat.

Information for supervisors

The vacation allowance of your employees must be documented in a vacation list. After the end of the vacation year – usually no later than September 30 of the following year - the vacation lists must be finalized.  They remain with the employment offices and are kept for a period of five years.

The responsible personnel department must be involved before a vacation request is rejected, as this measure is subject to co-determination by the personnel council in accordance with § 87 Para. 1 No. 2 of the Hamburg Personnel Representation Act (HmbPersVG). Submission to the personnel council is made by the responsible personnel department.

Alle Informationen zu Dienstreisen finden Sie im KUS-Portal der UHH unter
Dienstreisen : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Bitte setzen Sie zusätzlich die zuständige Person für Urlaubsanträge in Ihrem Institut in CC.

Für Anfragen an das Dienstreise-Team nutzen Sie bitte das Funktionspostfach:
reisen.uhh"AT"uni-hamburg.de

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All information about business trips can be found in the KUS-Portal of the UHH
Business trips : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Please also include the responsible vacation administration of your respective institute in CC.

Please use the functional mailbox for contacting the administrative team for business trips
reisen.uhh"AT"uni-hamburg.de

Alle Informationen zum Thema Krankmeldungen finden Sie im KUS-Portals der UHH: FAQ zum Verhalten im Krankheitsfall : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

You can find all information about sick leave in the KUS-Portal of the UHH: FAQs on sick leave : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

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Krankmeldungen / Notifications of illness

IPM
krankmeldungen.biologie"AT"uni-hamburg.de

IZS
krankmeldungen.biologie"AT"uni-hamburg.de

IMF
krankmeldungen.imf"AT"uni-hamburg.de

IHW
krankmeldungen.biologie"AT"uni-hamburg.de

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Für die ersten drei Krankheitstage benötigen Sie keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) einer Ärztin/eines Arztes. Erst ab dem vierten Krankheitstag muss zwingend eine AU beim Arbeitgeber eingereicht werden. Hier zählen die Kalendertage – nicht nur die Werktage. Liegt also zwischen den Krankheitstagen das Wochenende, oder Feiertage, werden diese Tage mitgezählt.
Beispiel: Wer Freitag erkrank und auch Montag noch krank ist, braucht spätestens ab Montag (vierter Krankheitstag) eine AU.

Sollte die Arzt-Praxis die AU-Bescheinigungen noch nicht elektronisch verarbeiten (das Verfahren wurde zum 01.01.2023 eingeführt), müssen Sie selbst das Original der AU (hier die Ausfertigung für den Arbeitgeber) an die oben genannte E-Mail schicken Sie bitte eine Kopie/ein Foto der AU-Ausfertigung, die Sie ausgehändigt bekommen.

For the first three days of illness, you do not need a certificate of incapacity for work (AU) from a doctor. It is only from the fourth day of illness that an AU must be submitted to the employer. The calendar days count here - not just the working days. If there are weekends or public holidays between the days of illness, these days are also counted.
Example: If you fall ill on Friday and are still ill on Monday, you need an AU from Monday at the latest (fourth day of illness).

If the doctor's office does not yet process the sickness certificates electronically (the procedure was introduced on 01.01.2023), you must send the original of the sickness certificate (here the copy for the employer) directly to your personnel department. Please send a copy/photo of the AU certificate to the above mentioned Email, which will be handed over to you.

Alle Informationen zum Arbeitsmedizinischen Dienst finden Sie im KUS-Portal der UHH:
Arbeitsmedizinischer Dienst (AMD) : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Der Verwaltungsservice des jeweiligen Instituts nimmt bei Einstellung Kontakt mit den Beschäftigten auf und veranlasst alles Weitere.

Bei geplanter Aufnahme einer gefährdenden Tätigkeit muss seitens der Abteilungen Kontakt mit dem Verwaltungsservice des Standortes aufgenommen werden.

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Information about the Occupational Health Service can be found in the KUS-Portal of the UHH:
Occupational Health Service (AMD) : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

The administrative service of the respective institute contacts the employees upon hiring and arranges everything else.

In the case of a planned start of a hazardous activity, the departments must contact the administrative service of the institute.

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Bei Fragen zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge wenden Sie sich bitte an:
If you have any questions about occupational health care please contact:

IPM
Ruzica Latincic
ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-627

IZS
Hara Ortiz Hernandez
hara.ortiz.hernandez"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838 4224

IMF
Laura Schmidt
laura.schmidt-1"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6601

IHW
Regina Schröter
regina-schroeter@uni-hamburg.de (regina-schroeter"AT"uni-hamburg.de)
Tel. 73962-430

Alle Informationen zu Unfallanzeigen finden Sie im KUS-Portal der UHH:
Unfallanzeige : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

All information on accident reports can be found in the KUS-Portal of the UHH:
KUS-Portal : University of Hamburg (uni-hamburg.de).

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Konkretes Vorgehen am Fachbereich Biologie

Unfälle sind bitte umgehend in der jeweiligen Arbeitsgruppe bzw. Studierende im Studienbüro (Studienbüro : Fachbereich Biologie : Universität Hamburg (uni-hamburg.de) zu melden. Die Arbeitsgruppe bzw. das Studienbüro meldet das unfallgeschehen unverzüglich dem jeweiligen Verwaltungsservice des Institutes.

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Specific actions at the Department of Biology

Please report accidents immediately to your respective work group or to student affairs office, if you are a student (Studienbüro : Fachbereich Biologie : Universität Hamburg (uni-hamburg.de). The working group or the student affairs office must report the accident immediately to the respective administrative service of the institute.

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IPM
Ruzica Latincic
ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-627

IZS
Hara Ortiz Hernandez
hara.ortiz.hernandez"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838 4224

IMF
Laura Schmidt
laura.schmidt-1"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-6601

IHW
Regina Schröter
regina-schroeter"AT"uni-hamburg.de
Tel. 73962-430

Bitte nutzen Sie das Funktionspostfach / Please use the office email:
stellenausschreibungen.pv"AT"uni-hamburg.de

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Team 614: Stellenausschreibungen / Tender offer

Laura Fricke (Lz.: -642-)
Teamleitung
laura.fricke"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-7538

Gesche Meyer  (Lz.: -642.1-)
stv. Teamleiterin, Stellenausschreibungen
gesche.meyer"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-9798

Carina Carlsen (Lz.: -642.2-)
carina.victoria.carlsen"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-5758

Jonathan Bähr (Lz.: -642.3-)
jonathan.baehr"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-4415

Brigitte Günther (Lz.: -642.4-)
brigitte.guenther"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-2963

Zur Stellenfreigabe sind alle Einstellungs-, Weiterbeschäftigungs-, Finanzierungsänderungs-, Aufstockungsanträge etc., die nicht ausschließlich über Drittmittel finanziert werden sollen, an Frau Frischke zu schicken. Dies erfolgt zukünftig über einen digitalen Workflow, der seit Juni 2021 im Fachbereich Biologie implementiert ist.

All requests for hiring, ongoing employment, funding changes, increases, etc., that are not exclusively financed by external funds, must be sent to Ms. Frischke. This will be done via a digital workflow that is implemented in the Department of Biology since June 2021.

Bei allen anderen Anträgen ist Frau Frischke bitte in cc. zu setzen.
For all other requests, please CC Ms. Frischke in your correspondence.

Britta Frischke
britta.frischke"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-541

Alle Informationen zum Thema Personaleinstellungen und Weiterbeschäftigungen finde Sie im KUS Portal der UHH unter Personaleinstellung, Weiterbeschäftigung etc. : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

You can find all information on the topic of personnel recruitment and continued employment on the KUS Portal of the UHH under Personnel Recruitment, Continued Employment etc. : KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

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Sämtliche Beratungen und Vorgangsprüfungen zu Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Höhergruppierungen etc., die nicht das Ressourcenmanagement (Stelle und Finanzen) betreffen, werden von den Sachbearbeiter*innen der Abteilung 6 vorgenommen. Dies umfasst die Beratung zu sowie Prüfung auf Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit von:

All consultations and process checks on hiring, continued employment, salary upgrades, etc., which do not concern resource management (position and finances), are carried out by the clerks in Department 6. This includes consulting on and reviewing the completeness and accuracy of:

• Stellenbeschreibungen (und daraus resultierende Stellenwertigkeiten) / Job descriptions (and resulting job ratings)
• Personalauswahlbögen und Anlagen / Personnel selection forms and attachments
• Ausschreibungstexten / Advertisement texts
•  Bewerberlisten / Applicant lists
• Ausschreibungsverzichten / Advertisement waivers
• Erklärungen zur Qualifizierungsbefristung / Declarations on qualification time limits
• Funktionsbeschreibungen / Job descriptions
• Bewerbungsunterlagen / Application documents
• Ausnahmeanträgen / Requests for exceptions
• Höhergruppierungen / Salary upgrade

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Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeiter in der Präsidialverwaltung
Personnel administrators in the presidential administration

Franziska Tiedemann  (Lz.: -622.4-)
Koordination / Coordination, Personalsachbearbeitung / Human Resources Administration
franziska.tiedemann"AT"uni-hamburg.de<br />(franziska.tiedemann"AT"uni-hamburg.de)Tel. 428 38-2496

Kathlyn Meier (Lz.: -622.1-)
Koordination / Coordination
kathlyn.meier"AT"uni-hamburg.de
Tel. 428 38-3057

Nikoleta Konstantinidou (Lz.: -622.1-)
Personalsachbearbeitung / Human Resources Administration
(Tarifpersonal / Collective Wage Agreement Staff)
nikoleta.konstantinidou"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-4452

Kirsten Haladyn (Lz.: -624.2-)
Personalsachbearbeitung / Human Resources Administration
(Wissenschaftliche Mitarbeiter / Academic Staff)
kirsten.haladyn"AT"uni-hamburg.de<br />(kirsten.haladyn"AT"uni-hamburg.de)Tel. 42838-2182

Alle Informationen zu Bestellvorgängen finden Sie im KUS-Portal der UHH: KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

You can find all information about purchase request procedures in the KUS-Portal of the UHH: KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

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Bestellvorgänge über SRM oder das Formular Bedarfsanforderung / Purchase requests using the SAP SRM or the purchase request form

SAP SRM (Supplier Relationship Management) ist eine webbasierte Lösung, mit der eine Bedarfsanforderin oder Bedarfsanforderer mittels elektronischer Bestellanforderung den Bedarf formuliert und der Genehmigungsprozess abgebildet wird. Die webbasierte Anforderung (Einkaufswagen) ersetzt die papierbasierte Bestellanforderung, die bisher per Hauspost, E-Mail oder Fax an die Einkaufsbereiche versandt wurde.

SAP SRM (Supplier Relationship Management) is a web-based solution that allows the user to formulate purchase requests and map the approval process electronically. The web-based requisition (shopping cart) replaces the paper-based purchase requisition that was previously received by the purchasing department via in-house mail, email, or fax.

Für Anträge zur webbasierten Bestellung, wenden Sie sich bitte an / For requests for web-based purchases, please contact:

Dienstleistungszentrum Einkauf Mittelweg
Mittelweg 177 , Raum S 3035
20148 Hamburg

Funktionspostfach / Functional Mailbox:
beschaffungswesen"AT"uni-hamburg.de

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Bestellungen per Bedarfsanforderung / Order by Purchase Requisition

Das Formular für die Bedarfsanforderung finden Sie im KUS -Portal unter: KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

The requisition form can be found on the KUS Portal at: Bedarfsanforderung: KUS-Portal : Universität Hamburg (uni-hamburg.de)

Sollten Sie mit dem Formular Bedarfsanforderung bestellen wollen, müssten Sie dieses unter Angabe des Bedarfes, Lieferadresse, Lieferant, Kostenstelle, PSP Element befüllen. Nach Ihrer Unterschrift können Sie das Formular an den Einkauf per Mail senden.

If you want to make a purchase with the requisition form, you must state your purchase request, delivery address, supplier, cost center, and PSP element in the appropriate fields. After you have added your signature, you can send the form to the purchasing department by mail.

Für die gesamte Biologie ist das DLZ Einkauf Bahrenfeld zuständig. Diese erreichen Sie unter folgender Gruppenpostfach Email / The DLZ Purchasing Bahrenfeld is responsible for requests made from the Department of Biology. You can reach them at the following group mailbox:

einkauf-sciencecity"AT"uni-hamburg.de

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Falls Sie einen direkten Ansprechpartner benötigen, wenden Sie sich an / If you need a direct contact, please contact:

Stefan Polenz(Lz.: -735.1-)
Stv. Teamleiter, Sachbearbeiter
stefan.polenz"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-8029

Henning Laedtke (Lz.: -736.4-)
Sachbearbeiter
henning.laedtke"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42838-9653

Anzeigen über Drittmittelanträge werden per Drittmittelanzeige nach Antragstellung an Frau Latincic gesandt. Nach der Genehmigung der Mittel werden die Zusagen ebenfalls an Frau Latincic geschickt.

Notifications about external funding requests will be sent to Ms. Latincic via external funding notification following submission of the funding request. Once funds are authorized, funding approvals will also be sent to Ms. Latincic.

Ruzica Latincic
ruzica.latincic"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-627

Sollten Sie Fragen zum Thema Finanzen und Ihren Kontierungsobjekten haben, wenden Sie sich an Frau Mixdorf.

If you have any questions about your finances and account items, please contact Ms. Mixdorf.

Sibylle Mixdorf
sibylle.mixdorf"AT"uni-hamburg.de
Tel. 42816-628